Top Management Yang Ingin Membumi

Seorang Supervisor perusahaan manufaktur, suatu saat mengeluh,

"Saya adalah Supervisor bagian perawatan mesin. Setiap minggu tugas saya merawat berbagai mesin-mesin yang bernilai milyaran rupiah. Saya hanya dibantu 1 orang tenaga teknik yang berusia 52 tahun serta dibantu 2 tenaga teknik yang masih junior, dengan status kepegawaian "tenaga outsourcing". 2 tenaga outsourcing ini masih memiliki technical skill yang rendah, dan untuk mampu menguasai perawatan mesin-mesin kami dibutuhkan jam terbang yang tinggi dan pengalaman lama. Masalahnya mesin-mesin kami tidak cukup ditangani oleh kami berdua saja. Saya sudah usulkan masalah ini ke tingkat Manager dua tahun terakhir ini. Namun jawabannya selalu sama "manfaatkan tenaga oursoursing & latih mereka!" Akibatnya, karena dikejar dan target perawatan mesin, saya kerja perawatan ini sekedarnya saja. Outputnya : mesin sering rusak!"

"Yaaah mana saya punya jalur bicara dengan Top Management?"

Contoh diatas adalah contoh klasik yang banyak terjadi didalam perusahaan, yaitu terjadinya "communication missing link" dari "top-to-down" dan dari "down-to-top". Akibatnya, banyak masalah-masalah di tingkat operasional yang tidak ada solusinya dan terjadi selama bertahun-tahun tanpa ada solusinya.

Komunikasi adalah alat vital setiap organisasi untuk mencapai tujuannya. Seperti tubuh manusia, "darah" adalah alat vital yang dipakai sebagai media transportasi dan penghubung ke seluruh organ tubuh. Namun, sayang sekali, dalam prakteknya banyak top management yang jarang berkomunikasi hingga tingkat bawah seperti level staff dan supervisor. Padahal, bila seorang Presiden Direktur, Direktur, atau General Manager menyisihkan waktunya untuk berkomunikasi dengan level bawah, ia akan mendapatkan berbagai informasi yang sangat berharga untuk mencapai visinya. Alasan klasik top management untuk tidak berkomunikasi ke tingkat paling bawah adalah "tidak punya banyak waktu", dan kemudian menyerahkan fungsi ke tingkat Manager & Supervisor. Dan celakanya, “anak akan mencontoh bapak”, maka Manager & Supervisor pun mendapatkan teladan yang salah untuk tidak komunikasi ke bawah secara efektif.

Ada lima media praktis yang bisa dipakai untuk berkomunikasi kelevel bawah, yaitu :

1. Kunjungan ke lapangan ( Site Visit )
Tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi sebanyak-banyak dari tingkat frontliner , operator, buruh atau staff berbagai hal yang menghambat mereka untuk bekerja dengan efektif. Selain itu, top management juga bisa memperoleh berbagai masukan yang berharga berupa usulan-usulan perbaikan yang seringkali, saat disampaikan pada tingkat Supervisor atau Manager, tetapi tidak diresponi secara benar.
Tips :
a. Untuk mendapatkan data faktual di lapangan, jangan hanya mengandalkan informasi dari tingkat Manager, selalu cross check ulang ke tingkat operasional. paling rendah. Dan forum ini adalah wadahnya !
b. Frekuensi kunjungan : lakukan ini minimal dua minggu sekali.
c. Durasi pertemuan : @ 30 menit per kunjungan ( tidak terlalu lama kan? )
d. Lakukan dengan cara surprise visit, tanpa pemberituan sebelumnya.

2.Staff Forum
Ini adalah media komunikasi bertatap muka dengan cara yang lebih sistematis. Para karyawan departemen tertentu ( atau seluruh departemen ) dikumpulkan dalam satu ruangan aula. Inilah saat ketika setiap karyawan boleh menyampaikan permasalahan dan usulan-usulan kepada top management. Adakalanya, dalam forum besar, hanya karyawan yang vokal saja yang berani bertanya atau bicara. Cara yang lebih aman untuk mendorong karyawan pendiam untuk turut menyampaikan suara mereka adalah dengan menggunakan sepotong kertas atau kartu yang berisikan berbagai usulan atau masalah si karyawan bersangkutan.
Tips :
a. Frekuensi kunjungan : 1 atau 2 bulan sekali
b. Durasi pertemuan : 1 jam
c. Lakukan dengan jadwal yang sudah tersusun sebelumnya, supaya setiap orang yang hadir sudah memiliki materi, ide dan permasalahan yang ingin disampaikan

3. Leaders Forum
Forum ini dapat dipakai oleh Top Management untuk berdialog dengan tingkat mandor, kepada bagian, kepala unit, asisten supervisor dan supervisor ( tingkat pemimpin dibawah tingkat Manager ). Semakin rendah tingkat kepemimpinan seseorang di dalam perusahaan, biasanya mereka semakin menguasai permasalahan yang berada dilapangan. Dan berarti juga, semakin mereka tajam memberikan solusi maupun usulan yang konkrit.
Pertemuan seperti ini dilakukan dalam forum yang informal, bisa di dalam ruangan, bisa juga di lapangan / floor.
Tips :
a. Frekuensi kunjungan : satu bulan sekali
b. Durasi pertemuan : @ 1 jam per kunjungan
c. Lakukan dengan cara Suprise Visit, tanpa pemberituan sebelumnya

4. Special Appreciation
Top management bisa mengunjungi lokasi kerja karyawan yang berprestasi, ajak mereka berdialog, ungkapkan rasa terima kasih dan dorong mereka untuk pertahankan prestasinya. Cara ini akan menarik perhatian banyak karyawan karena menunjukkan bahwa top management sangat peduli terhadap karyawan yang berprestasi. Teknik ini juga berguna untuk membangun hubungan dan kedekatan dengan karyawan tingkat bawah. Melalui cara ini, top management bahkan bisa mendapatkan kiat tentang bagaimana caranya agar berprestasi dan menularkan ke seluruh karyawan.
Tips :
a. Frekuensi kunjungan : bebas, tapi minimal dua bulan sekali paling lambat.
b. Durasi pertemuan : @ 10 – 15 menit per kunjungan .
c. Lakukan dengan cara surprise visit, tanpa pemberituan sebelumnya.

5. Top Management Blog
Top management dapat menggunakan media ini, secara pribadi, sebagai sarana untuk menginformasikan kepada seluruh karyawan tentang berbagai aspek yang sedang terjadi di dalam perusahaan. Misalnya: progres sebuah proyek, perubahan-perubahan yang sedang terjadi, fokus dan prioritas top management, dan berbagai hal lain berkenaan tentang perusahaan. Bisa juga, di dalam blog dituliskan hasil kunjungan Direksi ke site / site visit, nama karyawan berprestasi yang disalami oleh PresDir. Kegunaan lain blog ini adalah, setiap karyawan bisa memberikan berbagai masukan, usulan maupun permasalahan didalam operasional.

Apa tantangan dan hambatannya ?
Level Manager atau General Manager akan merasa tidak suka, karena top management "mengobok-ngobok" anggota teamnya ( yaitu supervisor kebawah)

Tips untuk mengatasi hambatan :
* Sosialisasikan ”budaya komunikasi baru” ini kepada para General Manager & Manager terlebih dahulu.
* Jelaskan bahwa tujuannya bukan untuk mempermalukan mereka, tetapi merupakan sarana untuk mendukung mereka memecahkan masalah-masalah di lapangan.
* Perlu waktu untuk mengubah budaya baru, apabila Top Management bersikap bijaksana ( misalnya tidak menegur langsung Manager di depan forum atas temuan di lapangan ), maka budaya komunikasi Top Management ini bisa diterima sebagai ”given condition” ( alias tidak bisa ditawar lagi ).

Sumber : Freddy W. Liong- www.jobsdb.com